CONDITIONS GÉNÉRALES D'UTILISATION ET D'ABONNEMENT (CGUA)

DOCumenter SA (CHE-452.039.721)

Version 2.0 — Avril 2026

Préambule

1. Définitions

Abonnement : droit d'accès à la Plateforme pour une durée déterminée ou indéterminée, moyennant paiement du Prix selon la formule choisie par le Client sur la page de souscription.

Application : l'application mobile DOCumenter, disponible sur l'App Store et le Google Play Store.

Client : le professionnel de santé, le cabinet ou l'établissement médical partie au présent Contrat. Le Client décide des modalités d'Abonnement, gère la distribution des accès aux Utilisateurs et est responsable du paiement du Prix.

Compte : compte individuel permettant l'accès à la Plateforme grâce à des identifiants personnels.

Contenu Client : toute donnée, document, audio ou information transmise à la Plateforme par le Client ou l'Utilisateur.

Contenu Généré : tout texte, rapport, transcription, document, suggestion de codification TARDOC ou autre résultat produit par la Plateforme à partir du Contenu Client.

Parties : conjointement, DOCumenter SA et le Client. Individuellement, chacun désigné comme « Partie ».

Contrat : le présent document (CGUA), ses annexes et la Déclaration de protection des données, qui forment ensemble l'intégralité de l'accord entre les Parties.

Essai : période d'essai gratuite de dix (10) jours selon les modalités de l'article 7.1.

Plateforme : application SaaS de documentation médicale assistée par intelligence artificielle, comprenant les fonctionnalités de transcription vocale, d'analyse de documents, de génération de rapports, de renommage intelligent de fichiers et d'assistance TARDOC, accessible via interface web et applications mobiles.

Prix : le montant dû par le Client au titre de l'Abonnement souscrit, tel qu'affiché sur la page de souscription au moment de l'acceptation.

Services : l'ensemble des prestations fournies par DOCumenter via le Site, l'Application, la Plateforme et tout autre média ou canal y associé.

Site : le site web accessible à l'adresse https://documenter.ch/.

Société : DOCumenter SA, société anonyme de droit suisse ayant son siège à Épalinges (VD), Suisse.

Utilisateur : toute personne physique autorisée par le Client à accéder à la Plateforme dans le cadre de l'Abonnement souscrit. L'Utilisateur peut être le Client lui-même.

2. Objet et champ d'application

2.1. Les présentes CGUA définissent le cadre juridique des relations entre DOCumenter SA (« DOCumenter » ou « Société ») et les utilisateurs des Services (« Clients »). Elles régissent l'accès et l'utilisation de la Plateforme, ainsi que les conditions de l'Abonnement souscrit par le Client.

2.2. En vous inscrivant, en naviguant ou en utilisant les Services fournis par DOCumenter de quelque manière que ce soit, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté les présentes CGUA. Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas accéder aux Services ni utiliser la Plateforme.

2.3. Les présentes CGUA, conjointement avec la Déclaration de protection des données accessible sur le Site et incorporée pour référence, constituent l'intégralité de l'accord entre les Parties et remplacent tout accord ou arrangement précédent, oral ou écrit.

3. Étendue des prestations et limites

3.1. DOCumenter offre au Client un accès sécurisé aux Services proposés par la Plateforme, par le biais du Site, de l'Application et des autres média (notamment via l'intégration à d'autres logiciels informatiques).

3.2. La Plateforme est un outil d'assistance administrative basé sur l'intelligence artificielle. Elle permet notamment la transcription vocale (écoute ambiante et dictée), l'analyse de documents, la génération de rapports complexes, le renommage intelligent de fichiers et l'optimisation de la facturation TARDOC. Les fonctionnalités sont décrites en Annexe.

3.3. La Plateforme fonctionne selon un modèle dit « stéthoscope » : les données médicales sont transmises chiffrées à nos serveurs, puis déchiffrées de manière éphémère en mémoire vive (RAM) uniquement pendant le traitement par les modèles d'intelligence artificielle. Le résultat est renvoyé au Client sous forme chiffrée, puis la mémoire est immédiatement et définitivement purgée. Aucune donnée médicale, transcription, document ou rapport généré n'est stocké de manière persistante sur les serveurs de DOCumenter, ni utilisé pour entraîner ou améliorer des modèles d'intelligence artificielle. Le cas spécifique du partage entre appareils initié par l'Utilisateur est décrit à l'art. 9.7.a.

3.4. La Plateforme ne constitue en aucun cas un dispositif médical au sens de la Loi sur les produits thérapeutiques (LPTh) ou du Règlement européen (MDR 2017/745), un outil de diagnostic, de prescription ou d'aide à la décision clinique, ni un substitut au jugement professionnel du médecin. La Plateforme n'est ni conçue ni certifiée pour poser des diagnostics, recommander des traitements ou remplacer l'expertise d'un professionnel de santé.

3.5. Le Client reconnaît que les technologies d'intelligence artificielle (IA) présentent des limitations intrinsèques :

Les modèles d'IA peuvent produire des résultats inexacts, incomplets ou inadaptés, notamment dans l'interprétation du contexte, la reconnaissance vocale ou la génération de texte.
L'IA ne dispose ni de raisonnement médical, ni de sens clinique, ni de compréhension du contexte patient.
La qualité des résultats dépend directement de la qualité et de la clarté des données transmises par le Client.

3.6. DOCumenter s'engage à améliorer continuellement la qualité, la précision et la fiabilité de ses Services. À cette fin, DOCumenter se réserve le droit de faire évoluer les Services à tout moment pour s'adapter aux évolutions techniques, réglementaires ou aux retours des utilisateurs. En cas de modification substantielle, la Société s'engage à communiquer les changements au Client.

3.7. Les Services sont disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. DOCumenter peut toutefois suspendre temporairement tout ou partie des Services pour des travaux de maintenance, avec un préavis raisonnable notifié via le Service en question (au moins 72 heures pour les interventions planifiées majeures, et dans les meilleurs délais pour les maintenances correctives ou de sécurité urgentes). La disponibilité des services de partenaires relevant de leurs propres conditions, DOCumenter n'est pas responsable de leurs éventuels dysfonctionnements.

3.8. DOCumenter met à disposition un support technique dont les modalités (canaux, horaires, temps de réponse) dépendent du plan souscrit par le Client. Pour tous renseignements généraux, DOCumenter met à disposition un support par courrier électronique à l'adresse contact@documenter.ch.

4. Comptes et Utilisateurs

4.1. Le Client peut créer et gérer des Utilisateurs dans la limite du nombre inclus dans son Abonnement. L'ajout d'Utilisateurs est possible en tout temps sous réserve d'un éventuel ajustement du Prix.

4.2. Les identifiants permettant de se connecter aux Comptes sont strictement personnels, individuels et non transférables par l'Utilisateur. Toute modification ou réaffectation d'un accès (par exemple lors du départ d'un collaborateur) est gérée par le Client via les fonctionnalités d'administration de la Plateforme et, le cas échéant, avec l'accord de la Société. Le Client est responsable de l'usage fait via les Comptes rattachés à son Abonnement et doit notifier sans délai à la Société toute suspicion d'accès non autorisé.

4.3. Le Client garantit l'exactitude et l'actualité des informations fournies lors de l'inscription et s'engage à notifier sans délai toute modification.

4.4. En utilisant les Services, le Client déclare et garantit que :

Toutes les informations d'inscription soumises sont vraies, exactes, actuelles et complètes ;
Il dispose de la pleine capacité civile et, le cas échéant, des pouvoirs de représentation nécessaires pour engager le cabinet ou l'établissement ;
Il est un professionnel de la santé dûment autorisé à exercer, ou un représentant autorisé d'un cabinet/établissement médical légalement constitué ;
Il n'accède pas aux Services par des moyens automatisés ou non humains ;
Il n'utilise pas les Services à des fins illégales ou non autorisées ;
Son utilisation des Services ne violera aucune loi, règlement ou norme sectorielle applicable.

5. Droits et restrictions d'utilisation

5.1. DOCumenter accorde au Client un droit d'utilisation de la Plateforme non exclusif, limité à la durée du Contrat, non transférable et révocable. Les Utilisateurs enregistrés par le Client conformément aux présentes CGUA ne sont pas considérés comme des tiers.

5.2. Sous réserve d'une convention écrite différente avec le Client, toute utilisation des Services en dehors des fonctionnalités décrites à l'article 3.2 est interdite. Sont notamment considérées comme des utilisations non autorisées et, partant, abusives :

Utiliser les Services à des fins commerciales, en particulier la cession, la location ou la revente ;
Permettre l'accès à la Plateforme à des personnes non autorisées, y compris par partage d'identifiants ;
Utiliser les Services pour effectuer toute publicité ou marketing sans accord préalable ;
Utiliser la Plateforme de manière automatisée ou en masse dépassant les limites d'utilisation raisonnable prévues par l'Abonnement souscrit ;
Utiliser les Services de manière à être ou devenir préjudiciable à DOCumenter ou à impacter l'accès des autres utilisateurs ;
Utiliser les Services de manière contraire aux lois et réglementations applicables ;
Tenter d'accéder, de sonder ou de tester la vulnérabilité des systèmes ou réseaux de DOCumenter, ou de contourner les mesures de sécurité ou d'authentification ;
Procéder à de l'ingénierie inverse, décompiler, désassembler ou tenter d'extraire le code source, les algorithmes ou les divers modèles d'intelligence artificielle de la Plateforme ;
Utiliser les résultats générés par la Plateforme pour entraîner, améliorer ou développer des systèmes d'intelligence artificielle concurrents ;
Générer des documents médicaux frauduleux, falsifiés ou concernant des consultations ou actes fictifs ;
Utiliser les rapports ou transcriptions générés sans vérification préalable.

5.3. DOCumenter peut mettre en œuvre des mesures techniques pour détecter, prévenir et sanctionner toute utilisation abusive. Conformément au modèle « stéthoscope » (art. 3.3), ces mesures ne portent pas sur le contenu des documents ou transcriptions, qui n'est ni stocké ni accessible par DOCumenter.

5.4. Tout manquement aux présentes dispositions constitue une violation du Contrat. En cas de violation grave, appréciée de bonne foi par DOCumenter, celle-ci peut bloquer immédiatement l'accès du Client aux Services et réclamer réparation de l'intégralité du dommage subi.

6. Obligations du Client

6.1. Le Client a la responsabilité de créer, en son lieu de travail, les conditions techniques préalables permettant l'accès aux Services (matériel informatique, système d'exploitation, connexion internet, navigateur à jour).

6.2. Le Client a la responsabilité de prendre les mesures nécessaires à la protection de son système (réglages de sécurité, pare-feu, antivirus, sauvegarde régulière des données).

6.3. Le Client s'engage impérativement à :

Posséder les droits nécessaires pour le traitement de tout Contenu Client transmis à la Plateforme ;
Vérifier systématiquement l'exactitude, la pertinence et l'exhaustivité de tout Contenu Généré avant toute utilisation ou diffusion ;
Exercer son jugement professionnel pour valider, corriger ou compléter le Contenu Généré ;
Ne jamais utiliser le Contenu Généré sans vérification préalable pour des décisions cliniques, prescriptions, suggestions de codification TARDOC ou communications officielles ;
Assumer l'entière responsabilité du contenu final des documents, factures et codifications qu'il signe, valide ou transmet.

6.4. Le Client, dans le contexte médical, est seul responsable du traitement, du stockage, de la modification ou de la suppression des données personnelles de ses patients au sens de la LPD. Les données de santé constituent des données personnelles sensibles (art. 5 let. c ch. 2 LPD).

6.5. Le Client, dans le contexte médical, est tenu au secret professionnel conformément à l'article 321 du Code pénal suisse. L'utilisation des Services ne le décharge en rien de cette obligation.

6.6. Chaque Partie doit à tout moment se conformer strictement à toutes les lois, règles, réglementations et ordonnances applicables. Les professionnels de la santé doivent en outre se conformer aux réglementations d'usage, règles de l'art, droit médical et directives (FMH, ASSM, etc.) le cas échéant.

7. Conditions financières

Période d'essai

7.1. DOCumenter propose une période d'essai gratuite d'une durée de dix (10) jours (« Essai »). L'Essai donne accès aux fonctionnalités de la Plateforme selon les modalités affichées lors de l'inscription. L'Essai est sans obligation d'achat et aucun moyen de paiement n'est requis pour y accéder.

7.2. À l'expiration de l'Essai, l'accès à la Plateforme est suspendu. Le Client souhaitant poursuivre l'utilisation des Services doit souscrire un Abonnement payant.

7.3. L'Essai est limité à une seule période par Client ou par cabinet/établissement. DOCumenter se réserve le droit de refuser un Essai en cas d'abus (notamment création de comptes multiples).

Prix et abonnements

7.4. Le Client souscrit un Abonnement en sélectionnant l'un des plans proposés sur la page de souscription et en acceptant les présentes CGUA. Les plans, leurs fonctionnalités et leurs tarifs sont consultables sur la page de tarification du Site (https://documenter.ch/billing).

7.5. Les prix s'entendent toutes taxes comprises. Le tarif applicable est celui affiché sur la page de souscription au moment de l'acceptation de l'Abonnement. Sauf accord contraire, tous les paiements sont calculés et effectués en francs suisses.

7.6. Le Client peut à tout moment modifier son Abonnement pour un plan supérieur. Il ne peut toutefois pas modifier son Abonnement pour un plan inférieur en dehors de la période de résiliation correspondante.

7.7. DOCumenter peut proposer des codes promotionnels ou des remises. Les conditions, la durée et les limites de ces offres sont précisées lors de leur communication. À l'expiration d'une offre promotionnelle, le tarif standard en vigueur s'applique.

7.8. DOCumenter se réserve le droit de modifier unilatéralement les dispositions tarifaires moyennant un préavis de trente (30) jours. Les nouveaux tarifs s'appliquent à compter du renouvellement suivant. Toute modification tarifaire ouvre au Client un droit de résiliation sans pénalité à l'échéance de la période en cours, à notifier dans les 30 jours suivant la communication du nouveau tarif.

Paiement et demeure

7.9. Les paiements sont traités via la passerelle de paiement Payrexx SA (Thun, Suisse), selon les moyens de paiement proposés lors de la souscription (notamment carte de crédit, TWINT, prélèvement automatique). Le Client s'assure de la validité de son moyen de paiement et de la provision nécessaire au paiement du Prix.

7.10. En cas d'échec du paiement à l'échéance, la Société adressera au Client un rappel valant mise en demeure, assorti d'un délai de répit de sept (7) jours pour régulariser sa situation. À l'échéance de ce délai, en l'absence de motif justificatif acceptable, la Société se réserve le droit de suspendre totalement l'accès à la Plateforme jusqu'au paiement complet de l'impayé, de facturer des frais de rappel équitables et de percevoir un intérêt moratoire de 5% l'an sur le montant impayé.

8. Durée et résiliation

8.1. Le Contrat prend effet lors de la création d'un Compte et de l'acceptation des présentes CGUA. L'Abonnement est conclu pour la durée correspondant à la formule choisie par le Client. Sauf résiliation dans les délais prévus, l'Abonnement est automatiquement renouvelé pour des périodes successives identiques.

8.2. À titre commercial et sans reconnaissance d'un quelconque droit de rétractation légal (les Services étant fournis dans un cadre B2B non soumis à la législation sur la consommation), DOCumenter accorde au Client un délai de quatorze (14) jours à partir de l'inscription à la Plateforme pour annuler son premier Abonnement sans frais, si celui-ci a été souscrit pendant la période de gratuité prévue à l'art. 7.1. Cette faveur ne peut être invoquée qu'une seule fois par Client. Cette annulation doit être notifiée par écrit à legal@documenter.ch. Aucun remboursement n'est dû pour les Abonnements renouvelés ni pour les souscriptions ultérieures.

8.3. Le Client peut résilier l'Abonnement en tout temps, avec effet à la fin de la période en cours, en respectant le préavis applicable à sa formule. La résiliation s'effectue depuis l'interface du Compte ou par notification écrite à legal@documenter.ch.

8.4. À l'expiration de l'Abonnement (résiliation ou non-renouvellement), l'accès à la Plateforme est désactivé. Le Client conserve toutes les données qu'il a stockées localement ; aucune donnée n'est conservée sur la Plateforme (modèle « stéthoscope »).

8.5. Le droit de résiliation pour de justes motifs demeure réservé à chaque Partie, notamment :

Motifs invocables par DOCumenter :

Utilisation abusive des Services (art. 5) ;
Non-paiement persistant malgré mise en demeure (art. 7.10) ;
Fourniture d'informations fausses liées au Compte ;
Atteinte à la réputation ou aux intérêts de DOCumenter.

Motifs invocables par le Client :

Indisponibilité prolongée des Services hors cas de force majeure ;
Modification substantielle des Services portant gravement atteinte aux intérêts légitimes du Client ;
Violation grave par DOCumenter de ses obligations contractuelles, notamment en matière de confidentialité.

8.6. En cas de résiliation pour violation grave imputable au Client, la Société se réserve le droit de résilier le Contrat de manière immédiate et d'exiger le paiement de l'Abonnement dans son intégralité pour la période en cours.

9. Protection des données et sous-traitance

Protection des données

9.1. Le traitement des données personnelles est régi par la Déclaration de protection des données de DOCumenter, accessible sur le Site et incorporée aux présentes CGUA pour référence.

9.2. Le Client autorise DOCumenter à collecter et traiter ses données de base (coordonnées, informations sur les utilisateurs, données d'utilisation) dans le cadre de l'exécution du Contrat. Ces données sont traitées de manière confidentielle et utilisées exclusivement pour la facturation, la gestion client et l'administration des Services. Elles ne sont pas communiquées à des tiers non autorisés.

9.3. Conformément au modèle « stéthoscope » (art. 3.3), aucune donnée médicale, transcription ou rapport généré n'est stocké. Ces données sont traitées en mémoire vive et purgées immédiatement après transmission du résultat. DOCumenter ne peut donc répondre à aucune demande d'accès, de rectification ou de suppression concernant des données patients. Toute demande doit être adressée directement au Client, responsable du traitement.

9.4. Toutes les données de base du Client sont traitées et hébergées exclusivement en Suisse. Aucun transfert international n'est effectué.

Sous-traitance des données (art. 9 nLPD)

9.5. Dans le cadre de l'utilisation des Services, le Client demeure seul responsable du traitement des données personnelles de ses patients au sens de l'art. 5 let. j nLPD. DOCumenter agit en qualité de sous-traitant au sens de l'art. 5 let. k nLPD.

9.6. Le traitement effectué par DOCumenter porte sur la transcription vocale, l'analyse de documents et la génération de rapports médicaux. Il s'effectue exclusivement en mémoire vive conformément au modèle « stéthoscope » (art. 3.3). Les présentes CGUA et la configuration du Compte constituent les instructions documentées du Client.

9.7. Mesures de sécurité. Les mesures de sécurité techniques et organisationnelles sont décrites à l'article 12 de la Déclaration de protection des données.

9.7.a. Sous-traitant ultérieur. Le seul sous-traitant ultérieur intervenant dans le cadre des Services est iCure SA (Épalinges, Suisse), qui fournit le framework de sécurité et de messagerie chiffrée de bout en bout utilisé par la Plateforme. Dans ce cadre, des données chiffrées (auxquelles iCure SA n'a aucun accès en clair) transitent par ses serveurs. Par défaut, aucune donnée n'y est conservée. Lorsqu'un Utilisateur initie lui-même un partage entre ses appareils, les données chiffrées correspondantes peuvent y être stockées, de manière temporaire, pour une durée maximale de 24 heures, le temps strictement nécessaire à leur transfert. Cette opération est toujours déclenchée par l'Utilisateur ; aucun stockage n'intervient en l'absence d'une telle initiative.

9.7.b. Absence de recours à des fournisseurs tiers de traitement. L'intégralité du traitement des données médicales est effectuée exclusivement sur l'infrastructure propriétaire de DOCumenter, située en Suisse. DOCumenter n'a recours à aucun fournisseur cloud (tel que AWS, Google Cloud, Microsoft Azure ou équivalent), à aucune API d'intelligence artificielle externe (telle qu'OpenAI, Anthropic, Google ou équivalent), ni à aucun autre tiers pour le traitement, l'analyse ou l'inférence des données médicales.

9.7.c. Autres prestataires. Les autres prestataires de DOCumenter (notamment l'hébergeur d'infrastructure bare-metal et la passerelle de paiement) n'ont aucun accès aux données médicales, ni en clair ni chiffrées, et ne sont pas qualifiés de sous-traitants. Toute modification de la liste des sous-traitants ultérieurs sera communiquée au Client avec un préavis de trente (30) jours, durant lequel il pourra s'y opposer et résilier l'Abonnement sans pénalité.

9.8. Les collaborateurs de DOCumenter sont tenus à une obligation de confidentialité couvrant la durée de leur engagement et se prolongeant au-delà de la fin de celui-ci.

9.9. En cas de violation de la sécurité des données au sens de l'art. 24 nLPD (et, le cas échéant, des art. 33 et 34 RGPD), DOCumenter en informe le Client dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les quarante-huit (48) heures suivant la confirmation de l'incident. La notification précise, dans la mesure des informations disponibles : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements touchés, les conséquences probables, les mesures prises ou envisagées pour y remédier et pour en atténuer les effets, ainsi que les coordonnées d'un point de contact. DOCumenter assiste le Client, à la demande de ce dernier, dans l'accomplissement de ses obligations de notification à l'autorité de contrôle et, le cas échéant, aux personnes concernées.

9.10. Le Client peut demander annuellement un rapport de conformité attestant du respect des mesures de sécurité décrites dans la Déclaration de protection des données. Lorsque DOCumenter dispose d'une certification ou d'un rapport d'audit indépendant pertinent (par exemple ISO 27001 ou équivalent), celui-ci est fourni en substitution ou en complément. Ce rapport se substitue à un audit sur site afin de protéger la confidentialité de l'infrastructure partagée entre les clients. DOCumenter assiste en outre le Client, dans la mesure des informations disponibles et compte tenu de la nature du traitement, dans la réalisation d'analyses d'impact relatives à la protection des données (AIPD) et, le cas échéant, dans les consultations préalables auprès de l'autorité de contrôle (art. 22-23 nLPD ; art. 35-36 RGPD).

9.11. À la fin du Contrat, aucune donnée médicale n'est à restituer ni à détruire, conformément au modèle « stéthoscope ». Le sort des données de compte est régi par l'article 8.1 de la Déclaration de protection des données.

9.12. Les présentes CGUA, conjointement avec la Déclaration de protection des données, constituent le contrat de sous-traitance au sens de l'art. 9 al. 1 nLPD et, pour les Clients établis dans l'Union européenne, de l'art. 28 RGPD. Elles précisent l'objet et la durée du traitement, sa nature et sa finalité, le type de données personnelles et les catégories de personnes concernées, ainsi que les obligations et droits du Client en qualité de responsable du traitement.

10. Garantie, responsabilité et indemnisation

10.1. DOCumenter met tout en œuvre pour fournir des Services fiables et performants. La Plateforme est maintenue avec soin afin d'assurer la meilleure précision possible des résultats.

10.2. DOCumenter ne garantit pas l'exactitude ni l'exhaustivité du Contenu Généré. Le Client reconnaît les limitations décrites à l'article 3.5 et accepte d'exercer son jugement professionnel conformément à l'article 6.3. Le Client assume l'entière responsabilité de l'usage qu'il fait du Contenu Généré.

10.3. En vue du domaine particulièrement sensible dans lequel opèrent les Clients, ces derniers sont conscients de leur responsabilité quant au respect de toutes leurs obligations légales. DOCumenter ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable de la violation, par le Client, de l'une de ses obligations professionnelles.

10.4. DOCumenter décline toute responsabilité pour les dommages subis par le Client résultant d'une utilisation abusive ou de la perte de ses données d'accès, de l'incompatibilité entre les terminaux du Client et le système exploité par DOCumenter, de l'interruption de la transmission des données par le fournisseur d'accès du Client, ou d'une sécurité d'accès défaillante dans l'infrastructure informatique du Client.

10.5. DOCumenter s'efforce de remédier aussi rapidement que possible à d'éventuels défauts de fonctionnement. Sous réserve des limites impératives de l'art. 100 CO (dol et faute grave), de toute violation intentionnelle de la protection des données, et des droits indérogeables des Clients soumis au RGPD, DOCumenter exclut toute responsabilité pour les dommages que le Client pourrait subir en raison de l'indisponibilité des Services, ainsi que pour tout manque à gagner et tout dommage direct ou indirect résultant de l'utilisation du Contenu Généré.

10.6. Dans tous les cas, sous réserve des exclusions prévues à l'art. 10.5, la responsabilité totale de DOCumenter, toutes causes confondues, est plafonnée au montant des sommes effectivement versées par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur du dommage.

10.7. Le Client garantit la Société (« hold harmless ») contre toute réclamation de tiers, plainte, dommage, perte, sanction, coût et dépense (y compris frais d'avocats et frais judiciaires) résultant de :

L'exercice de l'activité médicale ou professionnelle de l'Utilisateur, dès lors que le dommage ne résulte pas d'un défaut de la Plateforme imputable à DOCumenter au sens de l'art. 10.5 ;
L'utilisation du Contenu Généré ;
Toute violation du secret professionnel, des règles de droit médical ou du droit de la protection des données imputable au Client et/ou à l'Utilisateur ;
Toute utilisation de la Plateforme contraire aux présentes CGUA.

11. Propriété intellectuelle

11.1. Le contenu et la documentation figurant sur le Site ou sur la Plateforme appartiennent à DOCumenter. Toutes les marques, logiciels et contenus de DOCumenter ne peuvent pas être copiés, reproduits, téléchargés, distribués, vendus, licenciés ou autrement exploités sans l'autorisation écrite préalable de DOCumenter.

11.2. Le Client bénéficie d'une licence limitée, non exclusive, non transférable et révocable pour la durée de l'Abonnement, pour accéder aux Services et télécharger ou imprimer toute portion du contenu auquel il a correctement accédé. Immédiatement après la fin du Contrat, les droits d'accès sont retirés. DOCumenter réserve tous les droits non expressément accordés.

11.3. Le Contenu Généré appartient au Client, sous réserve des droits de DOCumenter sur les technologies sous-jacentes. Le Client conserve l'intégralité de ses droits sur le Contenu Client. En utilisant les Services, il accorde à DOCumenter une licence limitée, non exclusive et temporaire aux seules fins de fourniture des Services.

11.4. Le Client et/ou l'Utilisateur peut fournir des retours (feedback), que la Société peut utiliser librement pour améliorer la Plateforme, sans obligation de rémunération.

12. Acceptation et notifications

12.1. Le présent Contrat, ainsi que tout avenant, seront considérés comme des originaux valablement conclus s'ils sont munis de l'acceptation électronique. Les actions suivantes constituent des éléments non exhaustifs d'une acceptation du Contrat par actes concluants :

La sélection du type d'Abonnement ;
La validation de la commande ;
L'acceptation des CGUA au travers de la case prévue à cet effet ;
Le paiement du Prix ;
L'utilisation de la Plateforme.

12.2. Lorsque le Client et l'Utilisateur sont des personnes différentes, le Client s'assure que l'Utilisateur prenne connaissance des présentes CGUA. L'Utilisateur les accepte par son utilisation de la Plateforme.

12.3. DOCumenter conserve une preuve de l'acceptation (horodatage, identifiant du Compte, version des CGUA et de la Déclaration de protection des données, éléments techniques pertinents). Lors de la souscription d'un Abonnement payant, la preuve conservée inclut en outre le plan sélectionné, le Prix affiché, la période d'engagement et les conditions de renouvellement telles que présentées au Client au moment de l'acceptation, ces éléments valant reconnaissance de dette au sens de l'art. 12.4.

12.4. Le Client accepte que le présent Contrat tienne lieu de reconnaissance de dette pour le Prix qu'il a lui-même accepté de payer durant la période qu'il a lui-même déterminée (art. 80 LP).

12.5. Les communications effectuées dans le cadre du présent Contrat doivent être envoyées par courrier recommandé, par coursier ou par e-mail aux adresses indiquées lors de la création du Compte. Le changement d'adresse doit être communiqué sans délai. L'adresse de DOCumenter est : Route de la Corniche 3a, 1066 Épalinges, Suisse — E-mail : legal@documenter.ch.

12.6. Un courrier est réputé valablement notifié lorsqu'il entre dans la sphère d'influence du destinataire. En cas d'envoi recommandé non retiré, il est réputé notifié à l'expiration d'un délai de sept (7) jours à compter de l'échec de la remise. Un e-mail envoyé à l'adresse indiquée lors de la création du Compte est réputé notifié dès sa réception par le serveur de messagerie du destinataire.

13. Dispositions finales

13.1. Chaque Partie s'engage à garder confidentielles les informations non publiques obtenues de l'autre Partie et à ne les utiliser que pour l'exécution du Contrat.

13.2. Constituent des cas de force majeure les événements imprévisibles, irrésistibles et extérieurs aux Parties : catastrophes naturelles, pandémies, guerres, actes de terrorisme, grèves générales, défaillances majeures des infrastructures, cyberattaques de grande ampleur, décisions gouvernementales ou réglementaires. En cas de survenance d'un tel événement, l'exécution des obligations affectées est suspendue de plein droit pour toute la durée de l'événement, à charge pour la Partie concernée d'en informer l'autre dans les meilleurs délais. Si l'empêchement se prolonge au-delà de soixante (60) jours, chacune des Parties peut résilier le Contrat sans qu'aucune indemnité ne soit due.

13.3. En cas de résiliation du Contrat, les clauses suivantes survivent à la fin de la relation contractuelle : art. 7 (paiements dus avant résiliation), art. 9 (Protection des données et sous-traitance), art. 10 (Garantie, responsabilité et indemnisation), art. 11 (Propriété intellectuelle), art. 12.4 (reconnaissance de dette), art. 13.1 (Confidentialité), art. 13.5 à 13.7, et art. 13.8 (Droit applicable et for).

13.4. DOCumenter peut modifier les présentes CGUA. La version modifiée est notifiée au Client à l'adresse e-mail indiquée lors de la création du Compte. Pour toute modification substantielle, la Société donne un préavis de trente (30) jours durant lesquels le Client peut s'opposer à la modification et résilier le Contrat. En l'absence d'opposition, le Client accepte les modifications en poursuivant l'utilisation de la Plateforme. Les modifications mineures (corrections typographiques, clarifications sans impact sur les droits) peuvent être effectuées sans notification préalable.

13.5. Les Parties ne peuvent pas céder les droits, obligations ou responsabilités découlant du présent Contrat sans l'accord écrit de l'autre Partie. Toute cession non autorisée sera nulle.

13.6. Si une ou plusieurs dispositions des présentes CGUA devaient être inefficaces ou incomplètes, celles-ci sont remplacées par une ou plusieurs dispositions juridiquement valides dont la teneur est la plus proche possible de la ou des dispositions inefficaces. L'inefficacité d'une disposition n'affecte en rien la validité des autres.

13.7. Aucune des dispositions du présent Contrat ne saurait être interprétée comme constituant les Parties en tant que partenaires, créant une relation de travail, constituant la Société en tant qu'agent commercial, ou transférant un quelconque droit de propriété intellectuelle au Client.

13.8. Le droit suisse est applicable à la relation juridique entre DOCumenter et ses Clients, à l'exclusion des règles de conflit de lois. Pour les Clients établis dans l'Union européenne, DOCumenter s'engage en outre à respecter les dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD, Règlement (UE) 2016/679) applicables à son activité de sous-traitant. Tout litige, controverse ou réclamation découlant du présent Contrat sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Lausanne.

ANNEXE — Plans d'abonnement

Fonctionnalités

La Plateforme comprend les fonctionnalités suivantes, dont la disponibilité varie selon le plan souscrit :

Transcription vocale médicale (écoute ambiante et dictée)
Analyse de documents (PDF, Word, images)
Génération de rapports médicaux
Renommage intelligent de fichiers
Chat IA médical
Module TARDOC (plans éligibles uniquement)
Formulaires dynamiques (gratuit)
Assistant ECG (gratuit)

Plans et tarifs

Les plans d'abonnement disponibles, leurs fonctionnalités respectives et leurs tarifs sont consultables sur la page de tarification du Site (https://documenter.ch/billing). Le Prix applicable au Client est celui affiché sur la page de souscription au moment de l'acceptation de l'Abonnement.

Les Abonnements sont proposés en formules mensuelle et annuelle. Les Abonnements annuels sont automatiquement renouvelés pour des périodes successives identiques sauf résiliation notifiée avant l'échéance de la période en cours. Les Abonnements mensuels sont automatiquement renouvelés sauf résiliation notifiée avant l'échéance de la période en cours.

DOCumenter peut proposer des codes promotionnels ou des remises. Les conditions, la durée et les limites de ces offres sont précisées lors de leur communication. À l'expiration d'une offre promotionnelle, le tarif standard en vigueur s'applique.

Des tarifs institutionnels sont disponibles pour les établissements souscrivant trente (30) licences ou plus. Ces tarifs font l'objet d'une offre séparée.

Avril 2026 — DOCumenter SA

Pour toute question : legal@documenter.ch