CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION (CGU)

DOCumenter SA (CHE-452.039.721)

Version 1.0 — Janvier 2026

1. Champ d'application

1.1. Les présentes conditions générales d’utilisation (CGU) définissent le cadre juridique des relations entre DOCumenter SA, société anonyme de droit suisse ayant son siège à Épalinges (VD), Suisse (« DOCumenter »), et les utilisateurs des services fournis par DOCumenter (« Clients »).

2. Objet du contrat

2.1. Les présentes CGU régissent l’utilisation par le Client des produits en ligne et des services électroniques, payants ou gratuits, proposés actuellement et à l’avenir par DOCumenter. Elles s’appliquent à l’utilisation du site web https://documenter.ch/, de l’application mobile DOCumenter (« Application »), de la plateforme DOCumenter (« Plateforme »), et de toute autre média ou canal y associé (collectivement, les « Services »), ainsi que dans le cadre des contrats d’utilisation individuels ou des phases d’essai conclues avec le Client.

2.2. La relation avec le Client est définie par les présentes CGU et les Conditions Générales d’Abonnement conclues avec chaque client (« CGA » ou « Contrat »).

2.3. En vous inscrivant, en naviguant ou en utilisant les Services fournis par DOCumenter de quelque manière que ce soit, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté les présentes CGU. Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas accéder aux Services ni utiliser la Plateforme.

3. Etendue des prestations

3.1. DOCumenter offre au Client un accès sécurisé aux services proposés par la Plateforme, par le biais du site web, de l’Application, et des autres média (notamment via l’intégration à d’autres logiciels informatiques).

3.2. La Plateforme est un outil d'assistance administrative basée sur l'intelligence artificielle. Elle permet notamment la transcription vocale (écoute ambiante et dictée), l'analyse de documents, la génération de rapports complexes, le renommage intelligent de fichiers, et l'optimisation de la facturation TARDOC.

3.3. La Plateforme fonctionne selon un modèle dit « stéthoscope des années 80 » : les données médicales transmises sont traitées exclusivement en mémoire vive (RAM), le résultat est renvoyé au Client, puis la mémoire est immédiatement et définitivement purgée. Aucune donnée médicale, transcription, document ou rapport généré n'est stocké sur les serveurs de DOCumenter, ni utilisé pour entraîner ou améliorer des modèles d'intelligence artificielle.

3.4. DOCumenter s'engage à améliorer continuellement la qualité, la précision et la fiabilité de ses Services. À cette fin, DOCumenter se réserve le droit de faire évoluer les Services à tout moment pour s'adapter aux évolutions techniques, réglementaires ou aux retours des utilisateurs.

3.5. Les Services sont disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. DOCumenter peut toutefois suspendre temporairement tout ou partie des Services pour des travaux de maintenance, avec un préavis de 72 heures notifié via le Service en question, sous réserve des cas d’urgence. La disponibilité des services de partenaires relevant de leurs propres conditions, DOCumenter n'est pas responsable de leurs éventuels dysfonctionnements.

4. Nature et limites des Services

4.1. La Plateforme est un outil d'assistance à la documentation administrative. Elle ne constitue en aucun cas :

• Un dispositif médical au sens de la Loi sur les produits thérapeutiques (LPTh) ou du Règlement européen (MDR 2017/745)

• Un outil de diagnostic, de prescription ou d'aide à la décision clinique

• Un substitut au jugement professionnel du médecin

La Plateforme n'est ni conçue ni certifiée pour poser des diagnostics, recommander des traitements ou remplacer l'expertise d'un professionnel de santé.

4.2. Le Client reconnaît que les technologies d'intelligence artificielle (IA) présentent des limitations intrinsèques :

• Les modèles d'IA peuvent produire des résultats inexacts, incomplets ou inadaptés, notamment dans l'interprétation du contexte, la reconnaissance vocale ou la génération de texte.

• L’IA ne dispose ni de raisonnement médical, ni de sens clinique, ni de compréhension du contexte patient.

• La qualité des résultats dépend directement de la qualité et de la clarté des données transmises par le Client.

4.3. Le Client s'engage impérativement à :

• Posséder les droits nécessaires pour le traitement de toute donnée, document, audio, ou information transmise à la Plateforme (« Contenu Client »);

• Vérifier systématiquement l'exactitude, la pertinence et l’exhaustivité de tout texte, rapport, transcription, document ou autre résultat produit par la Plateforme à partir des données transmises par le Client (« Contenu Généré ») avant toute utilisation ou diffusion ;

• Exercer son jugement professionnel pour valider, corriger ou compléter le Contenu Généré.

• Ne jamais utiliser le Contenu Généré sans vérification préalable pour des décisions cliniques, prescriptions ou communications officielles.

• Assumer l'entière responsabilité du contenu final des documents qu'il signe ou transmet.

5. Support

5.1. DOCumenter met à disposition un support technique dont les modalités (canaux, horaires, temps de réponse) sont définies dans les CGA selon le plan souscrit par le Client.

5.2. Pour tous renseignements généraux concernant l'utilisation de la Plateforme, DOCumenter met à disposition un support par courrier électronique à l'adresse contact@documenter.ch.

6. Conclusion, durée, modification et fin du contrat

6.1. Le rapport contractuel entre DOCumenter et le Client prend effet lors de la création d’un compte et de l’acceptation des présentes CGU, ou lors de la signature des CGA selon les modalités prévues. La durée de validité du Contrat est définie par les conditions convenues dans les CGA.

6.2. Le Client peut annuler le Contrat sans frais ni justification dans un délai de 14 jours (délai de rétractation). Cette rétractation doit être notifiée par écrit à . Passé ce délai, le Contrat est juridiquement valide et entre en vigueur à la date prévue.

6.3. Le droit de résiliation moyennant respect du préavis contractuel appartient à chaque partie. Les modalités de résiliation (préavis, procédure) sont définies dans les CGA. Le droit de résiliation des deux parties pour de justes motifs demeure réservé, notamment :

Motifs invocables par DOCumenter

• Utilisation abusive des Services (art. 7)

• Non-paiement persistant malgré mise en demeure

• Fourniture d’informations fausses liée au compte

• Atteinte à la réputation ou aux intérêts de DOCumenter

Motifs invocables par le Client

• Indisponibilité prolongée des Services hors cas de force majeure

• Modification substantielle des Services portant gravement atteinte aux intérêts légitimes du Client

• Violation grave par DOCumenter de ses obligations contractuelles, notamment en matière de confidentialité

6.4. DOCumenter se réserve le droit de réexaminer périodiquement et d’adapter les CGU. Les modifications et adjonctions apportées aux présentes CGU sont communiquées au Client avant leur entrée en vigueur, soit par écrit, soit par courrier électronique, soit en ligne lors de sa prochaine connexion sur la Plateforme. Le Client qui refuse les modifications peut résilier le contrat avant leur prise d’effet.

7. Droits et restrictions d’utilisation

7.1. DOCumenter accorde au Client un droit d’utilisation de la Plateforme non exclusif, limité à la durée du Contrat et non transmissible à des tiers. Les utilisateurs enregistrés par le Client conformément aux dispositions prévues par les CGA ne sont pas considérés comme des tiers.

7.2. L’utilisation prévue de la Plateforme comprend la transcription vocale (écoute ambiante et dictée), l'analyse de documents et la génération de rapports complexes, le renommage intelligent de fichiers, et l'optimisation de la facturation TARDOC.

7.3. Sous réserve d’une convention écrite différente avec le Client, toute autre utilisation des Service est interdite. Sont notamment considérées comme des utilisations non autorisées et, partant, abusives :

• Utiliser les Services à des fins commerciales, en particulier la cession, la location, ou la revente ;

• Permettre l'accès à la Plateforme à des personnes non autorisées par les CGA, y compris par partage d'identifiants ;

• Utiliser les Services pour effectuer toute publicité ou marketing sans accord préalable ;

• Utiliser la Plateforme de manière automatisée ou en masse dépassant les limites d'utilisation raisonnable prévues par l'abonnement souscrit ;

• Utiliser les Services de manière à être ou devenir préjudiciable à DOCumenter ;

• Utiliser les Services de manière à impacter l’accès des autres utilisateurs aux Services ;

• Utiliser les Services de manière contraire aux lois et réglementations applicables, ou de manière à causer un dommage aux Services, ou à toute personne ou entité commerciale ;

• Tenter d'accéder, de sonder ou de tester la vulnérabilité des systèmes ou réseaux de DOCumenter, ou de contourner les mesures de sécurité ou d'authentification ;

• Procéder à de l'ingénierie inverse, décompiler, désassembler ou tenter d'extraire le code source, les algorithmes ou les divers modèles d'intelligence artificielle de la Plateforme ;

• Utiliser les résultats générés par la Plateforme pour entraîner, améliorer ou développer des systèmes d'intelligence artificielle concurrents ;

• Générer des documents médicaux frauduleux, falsifiés ou concernant des consultations ou actes fictifs pouvant nuire à autrui ;

• Utiliser les rapports ou transcriptions générés sans vérification préalable.

7.4. DOCumenter peut mettre en œuvre des mesures techniques pour détecter, prévenir et sanctionner toute utilisation abusive. Conformément au modèle « stéthoscope » (art. 3.2), ces mesures ne portent pas sur le contenu des documents ou transcriptions, qui n'est ni stocké ni accessible par DOCumenter.

7.5. Tout manquement aux présentes dispositions constitue une violation du Contrat. En cas de violation grave, appréciée souverainement par DOCumenter, celle-ci peut bloquer immédiatement l'accès du Client aux Services et réclamer réparation de l'intégralité du dommage subi.

8. Obligations du Client

8.1. Le Client a la responsabilité de créer, en son lieu de travail, les conditions techniques préalables permettant l’accès aux Services. Ceci concerne en particulier la mise à disposition de matériel informatique, du logiciel d’exploitation, de la connexion internet et des logiciels de navigation actuels nécessaires.

8.2. Le Client a la responsabilité de prendre les mesures nécessaires à la protection de son système. Cela inclut en particulier les réglages de sécurité des navigateurs utilisés, l’utilisation d’un pare-feu, l’utilisation d’un antivirus à jour et une sauvegarde régulière des données.

8.3. Le Client garantit l'exactitude et l'actualité des informations fournies lors de l'inscription et s'engage à notifier sans délai toute modification.

8.4. Le Client, dans le contexte médical, est seul responsable du traitement, stockage, modification ou suppression des données personnelles de ses patients au sens de la LPD. Les données de santé constituent des données personnelles sensibles (art. 5 let. c ch. 2 LPD).

8.5. Le Client, dans le contexte médical, est tenu au secret professionnel conformément à l'article 321 du Code pénal suisse. L'utilisation des Services ne le décharge en rien de cette obligation.

8.6. Conformément au modèle « stéthoscope » et compte tenu du contexte médical, DOCumenter ne stocke aucune donnée médicale. DOCumenter ne peut donc répondre à aucune demande d'accès, de rectification ou de suppression concernant des données patients. Toute demande doit être adressée directement au Client, responsable du traitement.

9. Conditions financières

9.1. Les prix, modalités de facturation, conditions de paiement et éventuelles pénalités de retard sont définis dans les CGA selon le plan et les options souscrits par le Client.

9.2. DOCumenter se réserve le droit de modifier unilatéralement les dispositions tarifaires moyennant un préavis de 30 jours. Les nouveaux tarifs s’appliquent à compter du renouvellement suivant. En cas d'augmentation supérieure à 15%, le Client dispose d'un droit de résiliation anticipée sans pénalité dans les 30 jours suivant la notification.

10. Protection des données

10.1. Le traitement des données personnelles est régi par la Déclaration de protection des données de DOCumenter, accessible sur le Site et incorporée aux présentes CGU pour référence.

10.2. Le Client autorise DOCumenter à collecter et traiter ses données de base (coordonnées, informations sur les utilisateurs, données d'utilisation) dans le cadre de l'exécution du Contrat. Ces données sont traitées de manière confidentielle et utilisées exclusivement pour la facturation, la gestion client et l'administration des Services. Elles ne sont pas communiquées à des tiers non autorisés.

10.3. Conformément au modèle « stéthoscope », aucune donnée médicale, transcription ou rapport généré n'est stocké. Ces données sont traitées en mémoire vive et purgées immédiatement après transmission du résultat.

10.4. Toutes les données de base du Client sont traitées et hébergées exclusivement en Suisse, sur des serveurs situés dans un datacenter Tier IV. Aucun transfert international n'est effectué.

11. Garantie et responsabilité

11.1. DOCumenter met tout en œuvre pour fournir des Services fiables et performants. La Plateforme est maintenue avec soin afin d'assurer la meilleure précision possible des résultats.

11.2. DOCumenter ne garantit pas l'exactitude ni l'exhaustivité des contenus générés par intelligence artificielle. Le Client reconnaît les limitations décrites à l'article 4.2 et accepte d'exercer son jugement professionnel conformément à l'article 4.3. Le Client assume l'entière responsabilité de l'usage qu'il fait du Contenu Généré.

11.3. En vue du domaine particulièrement sensible dans lequel opèrent les Clients, ces derniers sont conscients de leur responsabilité quant au respect de toutes leurs obligations légales. DOCumenter ne pourra être en aucun cas tenu pour responsable de la violation, par le Client, de l’une de ses obligations professionnelles.

11.4. DOCumenter décline toute responsabilité pour les dommages subis par le Client résultant d’une utilisation abusive ou de la perte de ses données d’accès.

11.5. DOCumenter décline en particulier toute responsabilité pour les dommages résultant de l’incompatibilité entre les terminaux du Client et le système exploité par DOCumenter, de l’interruption de la transmission des données par le fournisseur d’accès du Client, ou d’une sécurité d’accès défaillante dans l’infrastructure informatique du Client.

11.6. DOCumenter s’efforce de remédier aussi rapidement que possible à d’éventuels défauts de fonctionnement ou pannes du système. DOCumenter exclut toute responsabilité pour les dommages que le Client pourrait subir en raison de l’indisponibilité de son Service.

11.7. L’utilisation des résultats de la Plateforme est sous l’unique responsabilité du Client. DOCumenter exclut toute responsabilité pour tout manque à gagner et tout dommage direct ou indirect résultant de l’utilisation de ces résultats.

11.8. Dans tous les cas, la responsabilité totale de DOCumenter, toutes causes confondues, est plafonnée au montant des sommes effectivement versées par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur du dommage.

12. Droits de propriété intellectuelle

12.1. Le contenu et la documentation figurant sur le site web ou sur la Plateforme appartient à DOCumenter. Toutes les marques concernant DOCumenter ne peuvent pas être copiées, reproduites, abrégées, republiées, téléchargées, postées, affichées publiquement, encodées, traduites, transmises, distribuées, vendues, licenciées ou autrement exploitées à des fins commerciales quelconques, sans l’autorisation écrite préalable expresse de DOCumenter.

12.2. Le Client bénéficie d’une licence limitée pour accéder aux Services et pour télécharger ou imprimer toute portion du contenu auquel il a correctement accédé. DOCumenter réserve tous ses droits non expressément accordés aux Clients dans et pour ses Services, leur contenu et ses marques.

12.3. Le Contenu Généré par les Services appartient au Client, sous réserve des droits de DOCumenter sur les technologies sous-jacentes. Le Client conserve à cet effet l'intégralité de ses droits sur le Contenu Client. En utilisant les Services, il accorde à DOCumenter une licence limitée, non exclusive et temporaire aux seules fins de fourniture du service.

13. Utilisateur

13.1. En utilisant les Services proposés par DOCumenter, le Client déclare et garantit que :

• Toutes les informations d’inscriptions soumises sont vraies, exactes, actuelles et complètes. Le Client maintiendra l’exactitude de ces informations et les mettra à jour rapidement si nécessaire ;

• Il dispose de la pleine capacité civile et accepte de se conformer aux présentes CGU ;

• Il est âgé d’au moins 16 ans ;

• Il n’accède pas aux Services par des moyens automatisés ou non humains, que ce soit par un robot, un script ou autrement ;

• Il n’utilise pas les Services à des fins illégales ou non autorisées ;

• Son utilisation des Services ne violera aucune loi, règlement ou norme sectorielle applicable.

14. Force majeure

14.1. Définition : Constituent des cas de force majeure les événements imprévisibles, irrésistibles et extérieurs aux parties : catastrophes naturelles, pandémies, guerres, actes de terrorisme, grèves générales, défaillances majeures des infrastructures, cyberattaques de grande ampleur, décisions gouvernementales ou réglementaires.

14.2. En cas de survenance d'un événement de force majeure, l'exécution des obligations affectées est suspendue de plein droit pour toute la durée de l'événement, à charge pour la partie concernée d'en informer l'autre dans les meilleurs délais. Si l'empêchement se prolonge au-delà de soixante (60) jours, chacune des parties peut résilier le Contrat sans qu'aucune indemnité ne soit due de part ni d'autre.

15. Dispositions générales

15.1. Les présentes CGU font partie intégrante de chaque contrat conclu avec DOCumenter relatif à l’utilisation des Services.

15.2. Si une ou plusieurs dispositions des présentes CGU devaient être inefficaces et/ou incomplètes, ou le devenir, celles-ci sont remplacées par une ou plusieurs dispositions juridiquement valides dont la teneur est la plus proche possible de la ou des dispositions inefficaces et/ou incomplètes. L’efficacité et/ou l’inexhaustivité d’une disposition n’affectent en rien la validité des autres dispositions.

15.3. Le droit suisse est applicable à la relation juridique entre DOCumenter et ses Clients, à l'exclusion des règles de conflit de lois. Tout litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Lausanne.

08.01.2026 — DOCumenter SA

Pour toute question : legal@documenter.ch